La généralisation de la facturation électronique pour les PME n’est plus une option : Elle devient une obligation légale. Pour les PME, cela ne se limite pas à un simple changement de format de facture. C’est toute une organisation à repenser. Entre choix d’une Plateforme Affiliée (Ex. Plateforme de Dématérialisation Partenaire, PDP), interfaçage avec les outils existants et conformité réglementaire, l’impact est réel. Voici une méthode pour aborder cette transition sereinement.
Après avoir pris connaissance de mon précédent article Facture électronique 2026 : Remettre l’église au milieu du village, certains de mes clients PME commencent à me solliciter pour que je les accompagne sur l'application de cette réforme : Etude d'impact, inventaire des flux et processus de facturation et critères de choix de sa Plateforme Affiliée. Voici mes premiers conseils sur le sujet...
Sommaire
1. Comprendre les enjeux de la facturation électronique pour une PME
La généralisation de la facturation électronique ne se limite pas à un changement de format de document. Pour une PME, c’est un virage numérique à prendre avec méthode. Voici les principaux enjeux à intégrer dès le départ :
🔹 Une obligation légale encadrée et progressive
Le calendrier de l’administration fiscale est clair : A partir du 1er Septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques via une Plateforme Affiliée (PA).
Pour l’émission, cela s’étalera selon la taille des entreprises. Mais ne vous y trompez pas, la préparation commence maintenant, car cette réforme transforme en profondeur les circuits de gestion.
🔹 Un impact multidisciplinaire au sein de l’entreprise
Contrairement à ce qu’on pourrait croire, cette réforme ne concerne pas uniquement la comptabilité. Elle impacte :
- La gestion commerciale : Création des factures, suivi des règlements, envoi des bons de commande, etc.
- Le système d’information : Interconnexion entre ERP, logiciels métiers et PA.
- Les équipes opérationnelles : Gestion des validations, des litiges, des relances.
- La direction : Visibilité sur les flux, conformité, pilotage des délais de paiement.
Autrement dit, toute la chaîne de valeur peut être affectée.
🔹 Des risques si mal préparée…
- Mauvaise interopérabilité → Blocages ou retards de transmission
- Non-conformité fiscale → Amendes potentielles
- Double saisie → Perte de temps, erreurs humaines
- Archivage non certifié → Rejet en cas de contrôle fiscal
- Refus de factures par certains clients → Perte de chiffre d’affaires
🔹 … mais aussi de vraies opportunités si bien anticipée
- 🌐 Automatisation des envois et réceptions de factures
- 📊 Traçabilité complète des opérations
- 📁 Archivage sécurisé, conforme et centralisé
- ⏱️ Réduction des délais de traitement
- 📉 Moins de litiges grâce à la normalisation des formats
- 💸 Réduction des coûts cachés liés à la saisie manuelle ou aux erreurs
2. Réaliser une étude d’impact : Une étape incontournable
La mise en place de cette réforme de la facturation électronique n'est pas qu'un simple projet "informatique". L'impact est global et il concerne les processus internes, les outils, les pratiques, les compétences et parfois même la relation client-fournisseur.
Avant même de choisir une solution ou une Plateforme Affiliée, il est essentiel de réaliser une étude d’impact structurée pour éviter les blocages, les erreurs, les surcoûts ou une mise en œuvre approximative.
🎯 Pourquoi faire une étude d’impact ?
- Pour identifier les écarts entre l’existant et les exigences de la réforme
- Pour prioriser les actions à mener (techniques, organisationnelles, humaines)
- Pour aligner les équipes sur une vision commune de la transformation
- Pour éviter les mauvaises surprises lors du déploiement (factures rejetées, absence d’interface, non-conformité)
🔍 Les 7 axes clés à analyser
| Axe | Ce qu’il faut auditer |
|---|---|
| 1. Vos flux de facturation | Types de documents (factures, avoirs, bons de commande), formats utilisés (PDF, EDI, papier), volumes mensuels, cas particuliers (multi-sociétés, international, B2B/B2G). |
| 2. Vos outils en place | ERP, logiciel comptable, CRM, GED, outils de reporting. Sont-ils compatibles avec les formats exigés (Factur-X, UBL…) ? Ont-ils des API ou des connecteurs disponibles ? |
| 3. La qualité de la base tiers (clients / fournisseurs) | La facturation électronique s’appuiera sur un routage via le SIREN/SIRET dans les échanges entre les PA. Si vos bases clients sont incomplètes, obsolètes ou non standardisées, vos factures risquent de ne jamais arriver à destination. Il faut donc vérifier la présence du SIREN/SIRET, l'exactitude des informations et la typologie clients (B2C, B2B, B2G), nettoyer les doublons,etc. |
| 4. Vos processus internes | Workflow de validation, circuit de bon à payer, délai moyen de traitement, gestion des litiges, rôle des différents services (ADV, compta, direction…). |
| 5. L’archivage et la conformité | Avez-vous un archivage à valeur probante ? Une piste d’audit fiable ? Une traçabilité des actions ? Une gestion des mentions obligatoires ? |
| 6. L’interopérabilité | Vos clients/fournisseurs sont-ils prêts ? Quels formats attendent-ils ? Avez-vous des cas de flux complexes (EDI, portail client, etc.) ? |
| 7. La gouvernance interne | Qui porte le projet ? Des procédures documentées existent-elles ? Les utilisateurs sont-ils sensibilisés ? Avez-vous un plan de conduite du changement ? |
🧰 Outils utiles pour mener cette étude
- Une grille de diagnostic personnalisée (type audit flash)
- Un atelier collaboratif interservices (compta, IT, gestion…)
- Un benchmark des besoins / contraintes spécifiques
- Un plan d’action hiérarchisé (quick wins, chantiers prioritaires)
📌 Ce qu’on en retire
✅ Une vision claire de l’effort à fournir
✅ Un chiffrage réaliste (temps, outils, ressources)
✅ Des choix éclairés pour sélectionner une PA adaptée
✅ Une adhésion interne facilitée grâce à la transparence du diagnostic
🎯 Une étude d’impact bien menée, c’est la garantie d’une mise en conformité maîtrisée… et d’une opportunité pleinement exploitée pour renforcer l’efficacité de votre organisation.
3. Comment choisir sa Plateforme Affiliée? Les bons critères
Le choix d’une Plateforme Affiliée (anciennement PDP) ne se résume pas à un devis ou à un logo connu. C’est un partenaire stratégique, qui doit s’intégrer à votre organisation, respecter la réglementation et faciliter le quotidien de vos équipes.
✅ Pré-requis impératif : Vérifier que la plateforme est ou sera bien PA agréée
- Statut validé par l’administration fiscale française (régulièrement publié par la DGFiP) ;
- Respect du cahier des charges technique : Capacité à transmettre à la PPF, à émettre, recevoir, convertir et archiver les factures dans les formats exigés.
⚠️ Beaucoup d’acteurs se présentent comme "PA-ready", "pré-PA" ou "conformes aux exigences" sans avoir encore l’agrément officiel. Soyez très vigilants.
🧩 Critères fonctionnels à évaluer avant de s’engager
| Critère | Pourquoi c’est important |
|---|---|
| Interopérabilité | La plateforme doit pouvoir s’interfacer avec votre ERP, votre logiciel de gestion ou votre outil de compta via API, connecteur natif ou fichiers standardisés (CSV, XML, JSON…). |
| Formats pris en charge | Elle doit traiter les formats Factur-X, UBL, CII, y compris les pièces jointes. Vérifiez aussi la capacité à convertir ou enrichir les factures. |
| Ergonomie | Vos équipes doivent pouvoir consulter, corriger, envoyer ou valider facilement les factures. Un bon portail web est essentiel, surtout si vous ne passez pas tout par API. |
| Services associés | Exports comptables, archivage à valeur probante, OCR, tableau de bord, alertes en cas de blocage, validation manuelle, gestion des rejets, etc. Tous ne sont pas inclus par défaut. |
| Multi-entité | Si vous avez plusieurs structures (multi-SIREN/SIRET) la plateforme doit permettre de les gérer sans friction. |
| Suivi et reporting | Avez-vous accès à un suivi des statuts (reçue, en erreur, refusée…) ? Des statistiques utiles ? |
| Support et accompagnement | Quelle qualité de support technique est proposée ? Interlocuteur dédié ? SLA ? Disponibilité du support ? |
| Réversibilité | En cas d’insatisfaction, pouvez-vous récupérer vos données facilement ? Résilier sans pénalité ? |
💶 Critères économiques à ne pas négliger
- Modèle tarifaire : A la facture, à l’utilisateur, forfait annuel ?
- Coûts cachés : Frais d’activation, options payantes (archivage, SLA renforcé, connecteurs, API…), coûts de support ?
- Scalabilité : Le tarif évolue-t-il en fonction du volume ? Est-il adapté à votre croissance ou vos pics d’activité ?
🧠 Conseils pratiques pour faire le bon choix
- Demandez une démonstration de la solution, y compris des cas concrets (émission + réception)
- Établissez une grille de sélection avec pondération des critères selon vos priorités
- Testez en conditions réelles, si possible avec un périmètre pilote (factures fournisseurs ou clients récurrents)
- Comparez plusieurs offres (3 minimum) : Une PA généraliste ne vaut pas toujours mieux qu’un spécialiste métier
- Préférez un acteur transparent, indépendant, et capable de vous accompagner au-delà de la technique
4. Bien s’y préparer : Les étapes clés à anticiper
Réussir sa transition vers la facturation électronique ne dépend pas uniquement du choix d’un outil ou d’un prestataire. C’est avant tout une question d’organisation, d’anticipation et de pilotage. Voici les étapes clés à suivre pour sécuriser la mise en œuvre dans votre PME.
➤ 1. Désigner un pilote projet en interne
Même dans une structure modeste, un référent est indispensable. Il aura pour mission de :
- Centraliser l’information (internes et prestataires)
- Suivre l’avancement du projet
- Organiser les actions transverses (compta, IT, gestion, etc.)
💡 Conseil : Ce n’est pas forcément un informaticien. Ce doit être quelqu’un de structurant, capable de dialoguer avec tous les métiers et de porter le sujet jusqu’au bout.
➤ 2. Réaliser un diagnostic rapide de maturité
Savoir d’où l’on part pour savoir où l’on va. Cela comprend :
- Un audit des outils, des formats de facturation, des flux internes, des volumes par typologie
- Une évaluation des contraintes spécifiques (multi-activités, multi-sites, contraintes sectorielles…)
- Une analyse de la qualité des données (SIRETisation des clients, structure des pièces, etc.)
✅ Cette étape permet de prioriser les chantiers et de justifier les investissements nécessaires.
➤ 3. Planifier les adaptations
En fonction du diagnostic, certaines adaptations sont à prévoir :
- Normalisation des données (structuration des pièces, formats attendus…)
- Mise à jour ou changement de logiciels (ERP, gestion commerciale…)
- Ajout de connecteurs ou API pour interfaçage avec une PA
- Révision du processus de validation interne (bon à payer, seuils, workflow)
➤ 4. Impliquer les équipes
La réforme touche toutes les fonctions de l’entreprise, pas seulement la comptabilité. Il faut :
- Expliquer les impacts concrets (changements d’habitudes, nouvelles interfaces…)
- Former à l’utilisation de la future solution (portail PA, ERP connecté…)
- Créer une culture du “flux numérique traçable” → réduction des impressions, archivage sécurisé, respect des délais…
🎓 Des sessions courtes, ciblées par profil utilisateur (compta, gestion, direction…) sont les plus efficaces.
➤ 5. Échanger avec vos clients et fournisseurs
Le succès de la réforme repose sur une interopérabilité fluide entre entreprises. Anticipez les points suivants :
- Gérer les cas d’exception (international, portails clients spécifiques…)
- Informer vos clients et fournisseurs de votre stratégie (choix PA, dates de bascule, modalités techniques…)
- Collecter leurs SIRET si ce n’est pas déjà fait
- Tester les flux (notamment pour les grands comptes ou marchés publics)
➤ 6. Suivre, ajuster et itérer
Une fois le système en place, continuez à piloter :
- Mise en place d’un tableau de bord de suivi (flux, erreurs, délais)
- Analyse régulière des incidents ou blocages
- Ajustements des paramétrages, règles internes, formation continue
- Suivi des évolutions réglementaires (obligations fiscales, formats…)
Pour conclure : Une opportunité à transformer en levier d’efficacité
La facturation électronique, bien préparée, peut devenir un vrai levier de productivité et de pilotage. Mais elle demande une vision claire de vos flux, outils, responsabilités et contraintes. L’étude d’impact est donc un investissement rentable pour éviter les mauvaises surprises et choisir une PA qui s’adapte à votre réalité, pas l’inverse.
👉 Vous souhaitez réaliser une étude d’impact sur votre organisation et bénéficier d’un accompagnement objectif dans le choix d’une Plateforme Affiliée ?
📩 Contactez-moi pour un diagnostic personnalisé et un plan d’action sur-mesure : https://www.go-dsi.fr/contact/