Construire un budget informatique pour une PME concerne l’ensemble des dépenses liées aux technologies de l’information et aux systèmes informatiques. Il est structuré par catégories de dépenses et on fera la distinction entre les charges de fonctionnement (OPEX) et les investissements (CAPEX).
Sommaire
Matériel et équipements
- Ordinateurs : Postes de travail (PC, ordinateurs portables, tablettes) pour les employés. Investissements amortissables sur 3 à 5 ans.
- Serveurs : Serveurs physiques pour héberger des applications ou des bases de données. Investissements amortissables sur 5 ans.
- Equipements réseaux : Switchs, routeurs, firewall et appliances, contrôleur et bornes WIFI. Investissements amortissables sur 3 à 5 ans.
- Périphériques : Imprimantes, scanners, onduleurs. Investissements amortissables sur 3 à 5 ans. Attention aux imprimantes qui peuvent être louées (leasing), ces solutions qui intègrent le prix des consommables et la maintenance sont souvent très cher et engage le client sur de longue période (5 années et plus).
- Stockage : Disques durs externes, NAS (Network Attached Storage) ou SAN (Storage Area Network), systèmes de sauvegarde. Investissement amortissables sur 3 à 5 ans. Les disques durs eux même (qu'on trouve dans ces équipements) eux ne sont pas compris dans les investissements. Ce sont des charges. Par contre, ils sont garanties sur de longue période et les fabricants de disques durs proposent des solutions de remplacement gratuite. Peu d'entreprises prennent la peine de faire remplacer les disques durs HS...
Logiciels
- Licences logicielles utilisateur ou serveur : Pour les logiciels de bureautique (Microsoft Office, Adobe), logiciels métiers (ERP, CRM, compta), bases de données (Oracle, SQL Server...), outils de gestion de projet, solutions de virtualisation (VmWare, HyperV...), etc. Pour ces licences dites perpétuelles, on parle d'investissement amortissable sur 3 (licences utilisateurs) à 5 ans (licences serveurs).
- Abonnements SaaS (Software as a Service) : Coûts récurrents liés aux logiciels hébergés dans le cloud (comme Dropbox, Salesforce, Lucca, Zoom, Zoho, etc.). Ce sont des charges qui sont réglables annuellement ou mensuellement.
- Systèmes d’exploitation : Renouvellement ou mise à jour des licences de Windows, MacOS, Linux, etc. Là aussi, on va parler de licences perpétuelles, investissement, amortissable sur 3 à 5 ans.
Maintenance et support technique
- Contrats de maintenance : Contrats avec des prestataires pour l’entretien des équipements et logiciels.
- Support informatique : Coûts de l’assistance technique externe (si la PME fait appel à des prestataires).
- Réparation et dépannage : Coûts de réparation en cas de panne ou dysfonctionnement des équipements.
Ces contrats de prestations sont des charges annuelles.
Télécom, Internet et hébergement
- Connexion Internet : Abonnements aux services Internet (fibres, SDWAN, MPLS...).
- Hébergement : Hébergement de sites web, serveurs cloud, messageries en ligne.
- Téléphonie, Fax et mobile : Abonnements téléphonie fixe et mobile. Lignes de Fax.
Ces frais sont des charges mensuelles (avec ou sans engagement). C'est aussi souvent un poste de dépenses inutiles avec des lignes qui ne sont plus utilisées et pour lesquelles l'entreprise continue de payer.
Sécurité informatique
- Solutions de cybersécurité : Antivirus, anti-malware, pare-feu, systèmes de détection des intrusions.
- Sauvegardes : Solutions de sauvegarde (cloud et physiques) pour garantir la continuité des opérations.
- Audits de sécurité : Dépenses liées aux audits de conformité ou de vulnérabilité des systèmes et aux campagnes de sensibilisation des employés.
Sous-traitance et externalisation
- Services infogérés : Externalisation de certaines fonctions IT (maintenance des systèmes, gestion de la sécurité, gestion des sauvegardes, etc.).
- Consultants IT : Recours à des experts pour des projets spécifiques (intégration d’un nouvel ERP, audit technique, etc.) mais aussi pour des opérations ponctuelles (maintenance des bases de données par exemple).
Projets de développement et de déploiement
- Nouveaux projets : Budget alloué aux projets de développement ou de déploiement (migration vers le cloud, transformation digitale, déploiement de nouveaux logiciels). Ce sont des investissements immatériels amortissables sur 3 à 5 ans.
- Recherche et développement : Si l’entreprise prévoit d’investir dans de nouvelles technologies (intelligence artificielle, IoT, automatisation) ou de nouveaux procédés, ces projets peuvent faire l'objet d'aide ou de crédit d'impôts (CIR, CII). Il est nécessaire de les gérer à part (saisie des feuilles de temps nécessaires par exemple).
Formation
- Formation des employés : Coûts liés à la formation du personnel sur les nouveaux outils ou logiciels déployés. Ce poste de dépense est parfois porté par le service des ressources humaines.
- Mise à jour des compétences IT : Formation des équipes techniques internes (si applicables). Bien trop souvent sous-estimé, voir absent, maintenir la compétence de ses équipes techniques est inévitable tant le monde des technologies évolue. Lors d'un projet de déploiement, le transfert de compétence effectué par le prestataire choisi (si il est organisme de formation) peut être porté par le budget formation de l'entreprise.
Quelques chiffres et ratios
Le budget d'une DSI représente entre 1 et 15% (parfois plus !) du chiffre d'affaire annuel de l'entreprise selon les secteurs d'activité :
- Industrie, bâtiment : 1%
- Automobile, chimie, énergie : 2 à 3%
- Assurance, transport, électronique, santé : 3 à 4%
- Conseil et services aux entreprise : 4 à 6%
- Distribution et e-commerce : 6 à 7%
- Télécom et informatique : 5 à 7%
- Services financiers, banques : 10% et plus
- Editeurs de logiciels : 25% et plus
Le budget est réparti de la manière suivante selon les catégories de dépenses :
- Frais de Personnel : 25 à 35% (la DSI représente 6 à 10% de la masse salariale de l'entreprise).
- Matériel et équipements : 15 à 20%.
- Logiciels : 15 à 20%.
- Maintenance et support technique : 20 à 30%.
- Autres : 5 à 10%.
En moyenne, on constate que les charges de fonctionnement (OPEX) représentent 75% du budget vs. les investissements (CAPEX) qui eux sont à 25%.
Cette répartition peut varier selon les secteurs d'activité mais aussi selon les cycles d'investissement spécifique aux TPE / PME.
Conclusion
Un budget informatique bien structuré permet à une PME de maîtriser ses coûts tout en soutenant son développement et en assurant la continuité de ses opérations. Il est essentiel de collaborer avec les différentes parties prenantes (dirigeants et équipes métiers) pour avoir une vision claire des priorités et des investissements nécessaires. Enfin, un suivi précis et régulier de son budget est capital pour sa gouvernance au sein de la DSI.
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