Lancer un projet de développement informatique est un défi en soi. Mais lorsqu’il implique plusieurs prestataires – un développeur externe et un éditeur de logiciel métier – la gestion de projet informatique devient complexe et les complications peuvent vite s’accumuler. Si la communication entre eux est mauvaise, on assiste souvent à un dialogue de sourds, des échanges de mails stériles et une absence totale d’avancement. Pire encore, le client, censé être maître du projet, reste passif et subit la situation.
Si vous êtes dirigeant d’une TPE/PME confronté à ce type de problème, voici comment reprendre le contrôle avant que votre projet ne parte en vrille.
Sommaire
1. Pourquoi les prestataires ne se comprennent pas ?
Avant de chercher une solution, analysons les causes du problème. Plusieurs raisons peuvent expliquer le blocage :
- Une vision différente du projet : Le développeur pense en termes de code et de fonctionnalités à implémenter, l’éditeur en termes de compatibilité et de support. Leurs priorités ne sont pas alignées.
- Un manque de coordination : Chaque partie agit dans son coin sans réelle synchronisation, générant des incompréhensions et des attentes non formulées.
- Des exigences floues ou incomplètes : Si le besoin n’a pas été clairement défini dès le départ, chacun interprète à sa manière, ce qui mène inévitablement à des conflits.
- Un client qui ne joue pas son rôle : Lorsqu’une entreprise délègue totalement son projet à des prestataires sans arbitrage ni suivi, elle se retrouve en position de spectateur impuissant.
2. Comment reprendre la main sur son projet ?
La première étape consiste à poser les rôles et responsabilités sur la table. Sans ambiguïté, chaque acteur doit savoir précisément où commencent et s'arrêtent ses missions. En cas de conflits, un schéma clair des responsabilités limite les frictions et recentre rapidement les débats.
a. Nommer un pilote de projet
Le projet ne doit pas avancer en mode “pilotage automatique”. Si le client n’a pas les compétences techniques pour trancher les sujets, il doit désigner un responsable interne ou externe qui aura l’autorité pour arbitrer les décisions et relancer les discussions.
🔹 Option 1 : Un chef de projet interne capable de comprendre les enjeux et de faciliter la communication.
🔹 Option 2 : Un DSI à Temps Partagé, qui parle le langage des deux parties et sait structurer les échanges.
b. Formaliser les attentes et responsabilités
Avant de laisser les prestataires se parler directement, il faut clarifier noir sur blanc ce qui est attendu de chacun :
✔ Documenter précisément les interfaces : Qui fait quoi ? Comment doit se faire l’échange de données ? Quels sont les prérequis techniques ?
✔ Fixer des responsabilités claires : Le prestataire A livre quoi ? Le prestataire B doit garantir quoi ?
✔ Établir un planning commun : Un projet bien cadencé évite les frustrations et les blocages invisibles.
c. Imposer un canal de communication efficace
Exit les mails à rallonge et les réponses diluées dans des fils interminables. Mettons en place un cadre de travail structuré :
🛠 Réunions de synchronisation courtes et régulières (15 à 30 minutes par semaine maximum), des rituels.
📌 Un outil collaboratif (Trello, Notion, SharePoint, Redmine…) où chacun consigne ses actions et blocages.
⚠ Une charte de communication claire : pas d’accusation mutuelle, on parle en termes de solutions.
d. Forcer les points bloquants à être tranchés rapidement
Si un prestataire attend une réponse depuis une semaine, il faut une remontée immédiate et une résolution rapide. Ne pas laisser traîner une incompréhension, sinon elle se transforme en conflit.
👨⚖ Astuce : Prévoir un comité de décision (avec le client en arbitre final) pour éviter que les prestataires ne se renvoient la balle.
e. Désigner un facilitateur technique
Nommer un facilitateur ou coordinateur technique neutre, comme un DSI externalisé à temps partagé, est souvent la clé. Véritable chef d'orchestre, ce facilitateur est en mesure de traduire les besoins métiers en exigences techniques claires, et vice versa. Il assure également une médiation efficace en cas de désaccord.
En l'absence d'outil de suivi ou de support de communication, j'ai aussi l'habitude de mettre à disposition un Google Sheet partagé pour lister les tâches en cours et identifier les blocages mais aussi et de plus en plus souvent, je mets à disposition du client et des prestataires une instance Redmine pour le suivi du projet, des demandes et de la documentation.
3. Anticiper pour éviter que ça ne se reproduise
a. Capitaliser sur l’expérience
Enfin, apprenez de chaque difficulté rencontrée. Formalisez les retours d’expérience (REX) et utilisez-les pour améliorer la gestion des futurs projets. Chaque conflit est une opportunité d'affiner vos pratiques et de renforcer la maturité de votre gestion de projet.
b. Les 3 décisions clés à prendre avant tout nouveau projet
Une fois la situation débloquée, il faut éviter que le même problème ne se reproduise sur le prochain projet.
✔ Choisir des prestataires qui ont déjà travaillé ensemble ou qui sont ouverts à la collaboration.
✔ Mettre en place une gouvernance projet claire dès le départ.
✔ S’assurer que l’éditeur du logiciel joue un vrai rôle de facilitateur et non un frein à l’intégration.
c. Promouvoir une culture orientée solutions plutôt que responsabilités
Quand survient une difficulté, l'attitude naturelle est souvent de chercher un coupable. Inversez cette tendance : valorisez l'approche orientée vers la recherche de solutions plutôt que la désignation des responsabilités.
Encourager cette culture positive permet de débloquer rapidement des situations délicates.
Pour conclure : Le client doit redevenir le chef d’orchestre
Un projet informatique est comme un orchestre : si personne ne dirige, chaque musicien joue sa partition à son rythme et le résultat est cacophonique. Un client qui laisse ses prestataires travailler sans coordination prend un risque énorme.
Alors si vous êtes en train de vivre cette situation, reprenez la main dès maintenant : structurez, clarifiez et imposez un cadre. Et si besoin, faites-vous accompagner par un expert qui saura rétablir le dialogue et remettre tout le monde sur la bonne voie.
L'objectif : transformer vos prestataires en véritables partenaires au service de votre réussite.
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