En 4 mois, un fabricant nantais d'automates et de solutions domotiques, a changé d'ERP, de boutique en ligne et de chaîne comptable. Un projet mené en DSI à temps partagé, avec une bascule réalisée un vendredi soir et une boutique rouverte le lendemain. Retour sur le pourquoi, le comment et ce qui a résisté.
Le contexte : un SI qui avait grandi par couches
Cette PME Nantaise conçoit et fabrique en France des automates, des extensions et des capteurs. L'entreprise vend à la fois à des particuliers et à des installateurs professionnels, en direct et via sa boutique en ligne.
Au démarrage de la mission, le système d'information reposait sur trois briques qui ne se parlaient pas :
- Un Dolibarr v14 sur hébergement mutualisé, pour les achats, le stock et la production (nomenclatures, ordres de fabrication) ;
- Une boutique PrestaShop 1.7 vieillissante ultra personnalisée qui était de fait également l'outil de facturation de l'entreprise ;
- Un export hebdomadaire des ventes vers Pennylane par script, avec un plan de comptes ventilé par moyen de paiement.
Résultat : deux référentiels clients, des stocks jamais alignés entre boutique et atelier, des devis suivis hors outil et une ADV qui jonglait entre les écrans. Rien de dramatique au quotidien mais un plafond de verre pour la suite et pour porter le développement de l'entreprise.
Le nouveau propriétaire de l'entreprise a confié à GO DSI, la refonte et l'optimisation du SI de Gestion de l'entreprise avec la nécessité d'aller vite.
Les enjeux : le B2B et la facture électronique
La raison d'être du projet tient en une phrase : développer la clientèle d'installateurs professionnels. Une boutique en ligne seule ne sait pas porter ce métier : devis négociés, remises par niveau de partenaire, prix spécifiques, paiement différé et sécurisation des encours, historique commercial.
Deux autres enjeux ont pesé dans la décision :
- La réforme de la facturation électronique. La réception est obligatoire depuis septembre 2026, l'émission le sera pour les PME en septembre 2027. Il fallait un émetteur de factures unique et maîtrisé, pas une boutique en ligne.
- La traçabilité produit. Les numéros de série étaient scannés dans des messages de commande. Avec le Cyber Resilience Act, un fabricant de produits connectés doit savoir quel produit, issu de quel ordre de fabrication, est parti chez quel client.
Objectifs et gains attendus
Le principe directeur : un seul outil de gestion, maître des données commerciales et financières, et des flux automatiques autour.
| Objectif | Gain attendu |
|---|---|
| Dolibarr référentiel unique des clients, produits, prix et stocks | Une seule vérité ; fin des doubles saisies et des écarts boutique / atelier |
| Commandes web intégrées automatiquement dans Dolibarr | L'ADV traite tout au même endroit, paiement compris, sans ouvrir la boutique |
| Dolibarr émetteur des factures, envoyées à Pennylane | Chaîne comptable automatisée, prête pour la facture électronique |
| Remises Pro, prix clients et encours pilotés depuis Dolibarr | Politique commerciale B2B appliquée de façon identique en boutique et en vente directe |
| Stock poussé de Dolibarr vers la boutique | Moins de ruptures et de surventes |
| Historique clients et commandes repris (3 ans) | SAV et commerciaux retrouvent tout dans un seul outil |
| Numéros de série rattachés aux ordres de fabrication | Traçabilité conforme aux exigences du CRA |
L'écosystème cible
L'architecture repose sur une règle simple : Dolibarr décide, les autres outils s'alignent. La boutique est une vitrine de vente, Pennylane reçoit la comptabilité et tout est hébergé sur un serveur dédié installé pour l'occasion.
Les commandes Web descendent dans Dolibarr et y sont facturées automatiquement ; prix, stock et suivi de livraison remontent vers la boutique ; les factures partent vers Pennylane par le connecteur natif, sans développement spécifique.
Les difficultés : ce qui a vraiment résisté
La reprise de données, d'abord. Un enfer. Passer de Dolibarr 14 à 23 a demandé un script de migration dédié : produits, nomenclatures, ordres de fabrication, plus de 79 000 mouvements de stock. L'API source ne tenait pas ces volumes, il a fallu basculer une partie en CSV et en SQL, avec un ordre d'exécution strict pour ne pas fausser la valorisation du stock.
La qualité des données clients. La boutique comptait environ 23 000 comptes, avec une distinction Pro / Particulier peu fiable et des doublons côté ERP. Plutôt que de tout importer, nous avons d'abord dédoublonné puis repris les pros et les clients ayant commandé depuis trois ans. Les autres feront l'objet de campagnes de requalification.
Le connecteur boutique / ERP. Le marché offre peu de modules compatibles Dolibarr 23 et PrestaShop 8, et aucun ne s'essaie avant achat. Le module retenu fait le travail mais a demandé plusieurs correctifs locaux (TVA, messages clients, points relais) documentés dans un runbook de mise à jour.
Les compromis assumés. Le connecteur Pennylane natif ne transmet pas tout ce que la comptabilité souhaitait. Nous l'avons gardé plutôt que de développer un export maison à maintenir. Même logique pour l'authentification unique des clients : prête techniquement, elle a été reportée pour ne pas fragiliser le lancement.
L'humain. Rouage essentiel de ce genre de projet stratégique, il a été difficile de les embarquer dans le projet. Pour les équipes, le premier réflexe a été : « Pourquoi changer tout ça ? ». Il a donc fallu donner du sens à tous ces changements et les replacés dans la stratégie de l'entreprise pour les années à venir. Le projet touche l'ADV, la compta, l'atelier et le SAV en même temps. Nous avons mis en place un espace de communication partagé pour toutes les équipes sur lequel chacun pouvait suivre la progression du projet, tester et faire ses retours. Nous avons également mis à disposition des Guides fonctionnels pas à pas, formations et explication du « pourquoi » B2B ont été aussi importants que la technique.
Le planning
Le projet a été présenté aux équipes le 10 juillet : état des lieux, situation actuelle, les freins et difficultés, les changements réglementaires à anticiper (RFE, CRA...), éco-système cible, planning prévisionnel et les principales échéances.
Le socle a été livré en un peu plus de 3 mois. La bascule, prévue au 15 septembre, a été décalée au 9 octobre : mieux valait 3 semaines de plus que d'ouvrir avec une synchronisation non recettée.
La bascule s'est faite un vendredi : boutique gelée à 20 h, reprise du delta de données dans la soirée, ouverture sur le nouveau domaine le lendemain. Les reprises d'historique et le branchement comptable ont suivi en production, sans interruption de service.
Un dispositif d'assistance spécifique a été mis en place pour être le plus réactif possible : 20 demandes le premier jour de production, 10 à J+2 et stabilité autour de J+8.
Une 2ième salve d'amélioration a été mise en place, notamment sur les workflows de vente : Automatisation de la transformation des devis en commande, de la facturation et de la remontée des encaissements.
Ce qui a changé au quotidien
Un mois après la bascule, les équipes travaillent dans un seul outil et la plupart des ressaisies ont disparu. Elles se sont approprié leur nouvel outil de travail et proposent maintenant des améliorations pertinentes.
| Domaine | Avant | Maintenant |
|---|---|---|
| Commandes web | Traitées dans le back-office de la boutique (sans ERP, sans Gescom) | Arrivée automatique dans Dolibarr, facture créée, validée et réglée dès que le paiement en ligne est confirmé |
| Facturation | Émise par la boutique, export hebdomadaire vers la compta par fichier | Dolibarr émet toutes les factures, envoyées avec leurs règlements à Pennylane sans intervention |
| Clients pros | Remises gérées dans la boutique seule sans pilotage | Près de 1 500 comptes pros rattachés à leur fiche ERP avec leur taux de remise. Encours et paiement différé pilotés depuis Dolibarr. Validation automatique SIRET et N° de TVA. Préremplissage de la fiche tiers (clients et fournisseurs). |
| Prix et marges | Différents selon l'outil | Prix de vente fixés dans Dolibarr et poussés vers la boutique. Prix négociés par client repris. Prix d'achats et PMP dans l'ERP. Calcul de la marge et rentabilité. |
| Stock | Jamais aligné entre atelier et boutique | Inventaire complet, stock valorisé, magasin et production séparés. La boutique affiche le stock disponible après commandes et fabrication en cours |
| SAV | Historique éclaté, numéros de série dans des messages de commande, pas de traçabilité | 3 ans de commandes repris dans l'ERP, avec les numéros de série expédiés. Workflow SAV/Retours/Réparation/Expédition piloté dans l'ERP. |
| Ventes UE | TVA à corriger à la main pour les pros européens | Exonération automatique en boutique après contrôle du numéro de TVA |
| Achats | Commandes fournisseurs sans circuit de validation | Approbation des achats dans Dolibarr, avec notification par e-mail. Gestion des réceptions. Mise à jour automatique des stocks. |
| Accès | Comptes et mots de passe propres à chaque outil | Connexion à l'ERP par SSO avec le compte Google Workspace de l'entreprise. |
Les anciennes applications ne sont pas perdues : leurs bases sont archivées et restent consultables pour tout contrôle.
Et maintenant ?
Le socle est en production depuis le 9 octobre. La suite porte sur les métiers :
- Production : numéros de série générés à l'ordre de fabrication, fiche OF et suivi de production dans Dolibarr à la place des fichiers Excel. Plus aucune rupture dans la chaine de production.
- SAV : bascule du helpdesk vers Dolibarr, retours des produits traçables ;
- Logistique : étiquettes Colissimo émises depuis l'ERP ;
- Commerce : remontée des appels téléphoniques dans la fiche client, campagnes de requalification de la base ;
- Clients : portail et authentification unique pour les pros.
Ce que je retiens de ce projet : le choix des outils compte moins que la clarté sur qui est maître de quelle donnée. Une fois cette règle posée (Dolibarr maître, boutique vitrine, Pennylane comptable), chaque arbitrage technique devient simple.
C'est exactement le rôle d'une DSI à Temps Partagé : poser ce cadre, puis le tenir jusqu'à la mise en production.
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Je tenais à remercier les équipes de THERSANE pour leur module Dolibarr PrestaSync d'une grande qualité et pour leur aide et précieux conseils et surtout leur capacité à faire évoluer très rapidement le module en fonction des besoins (24h pour bénéficier d'une évolution).